Geordnet und gesetzeskonform – Datensicherung und Archivierung bei Apotheken

Nutzen Sie unser Angebot an Datenträgern und Archiv-DVDs, um effektiv die digitale sowie analoge Datensicherung in Ihrer Apotheke gewährleisten zu können. Was genau wird geschützt? „Datensicherheit“ bedeutet der allgemeine Schutz aller Daten eines Unternehmens. In einer Apotheke bedeutet dies das Treffen angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diesen Schutz vollumfänglich zu gewährleisten. Es handelt sich bei der Datensicherheit also nicht um einen Prozess, sondern um einen Zustand, der durch geeignete Schutzmaßnahmen erreicht werden kann. Aber welche Daten sind hier genau gemeint und welche Schutzmaßnahmen sind zu treffen? Es handelt sich zum einen um Daten mit Personenbezug, aber auch um jene Daten, die einen Bezug zu der Apotheke selbst herstellen, beispielsweise Unternehmensstrategien oder Baupläne. Ob die Daten in digitaler oder analoger Form vorliegen ist irrelevant, denn sie unterliegen alle demselben Schutz. Was gilt es bei der Archivierung in der Apothek zu beachten? Es müssen zunächst einmal zahlreiche Unterlagen aufgehoben werden: darunter fallen Jahresabschlüsse, BtM-Rezepte, oder Herstellungsprotokolle. Nicht nur dürfen die meisten Dokumente erst nach 5 bis 10 Jahren vernichtet werden, die Unterlagen müssen auch weiterhin aufbewahrt werden, sollte die Apotheke schließen. Hier ein Überblick: Protokolle: - Rezepturprotokolle sind fünf Jahre aufzubewahren, - Defekturprotokolle sind fünf Jahre aufzubewahren. - Aufzeichnungen bezüglich der Ausgangsstoffprüfung sind fünf Jahre aufzubewahren. - Fertigarzneimittelprüfung/Apothekenpflichtige Medizinprodukte: ein Jahr nach Ablauf des Verfallsdatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre. Betäubungsmittel (BtM): - BtM-Rezepte sind drei Jahre aufzubewahren. - BtM-Lieferscheine sind drei Jahre aufzubewahren. - BtM-Karteien: sind drei Jahre aufzubewahren. - BtM-Vernichtungserklärungen sind drei Jahre aufzubewahren. T-Rezepte: Das Gesetz empfiehlt hier eine Aufbewahrung von fünf Jahren. Einzelimporte: Aufzeichnungen über Einzelimporte sind fünf Jahre zu archivieren. Gefahrstoffe: Abgabebücher sowie Empfangsscheine sind mindestens fünf Jahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Blutzubereitungen: Aufzeichnungen über Blutzubereitungen erfolgen nach Transfusionsgesetz und müssen mindestens 30 Jahre nach der letzten Eintragung aufbewahrt werden. Arzneimittelrisiken, nicht verkehrsfähige Arzneimittel: Dokumentationen sind fünf Jahre aufzubewahren. Alkohol: Das Alkoholverwendungsbuch muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Buchhaltung: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventarlisten, Buchungsbelege und Handelsbücher müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Unsere Artikel für digitale und analoge Archivierung und Datensicherung

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